Etapy powstawania kooperatywy mieszkaniowej

1. Utworzenie grupy. Określenie jej potrzeb i możliwości.

Kooperatywa mieszkaniowa to zwykle inicjatywa grupy znajomych. Na początek każdy z nich określa, jakimi środkami finansowymi dysponuje, a także opisuje swoje preferencje i potrzeby dot. podstawowych cech kooperatywy takich jak:

  • liczba członków i ich przekrój wiekowy – czy chcą tworzyć kooperatywę wielopokoleniową, czy wolą mieszkać z ludźmi w podobnym wieku; ile gospodarstw domowych powinna minimalnie/maksymalnie liczyć kooperatywa
  • ogólna lokalizacja – czy wolą mieszkać w centrum czy na przedmieściach; które dzielnice preferują
  • rodzaj zabudowy – czy chcą budować budynki wielorodzinne czy jednorodzinne; jakiego metrażu potrzebują mniej więcej dla danego gospodarstwa domowego
  • forma własności – czy chcą, by nieruchomość była własnością prywatną, czy biorą pod uwagę np. użytkowanie wieczyste
  • przestrzeń wspólna – co chcą mieć w ramach przestrzeni wspólnej (ogród, plac zabaw dla dzieci, rowerownia itp.)

Już takie ogólne deklaracje mogą prowadzić do zmian w składzie grupy inicjatywnej. Niektóre osoby mogą wycofywać się po stwierdzeniu, że ich potrzeb nie da pogodzić się z potrzebami pozostałych. Jeśli grupa inicjatywna się zmniejsza, osoby, które w niej pozostają, wspólnie decydują, czy chcą szukać dodatkowych osób, a jeśli tak, to kogo i w jaki sposób. Poszukiwania prowadzone są różnymi drogami, dominują jednak: poczta pantoflowa, ogłoszenia w internecie i spotkania informacyjne w kawiarniach czy domach kultury.

Warto, by już na tym początkowym etapie osoby zainteresowane kooperatywą mieszkaniową określiły swoje możliwości finansowe, np. sprawdziły, jaką mają zdolność kredytową.

Samorząd może ułatwiać grupom inicjatywnym poszukiwanie dodatkowych członków poprzez:

  • prowadzenie bazy danych z informacjami o istniejących już grupach inicjatywnych, dzięki czemu osoby zainteresowane dołączeniem do kooperatywy mogą w jednym miejscu znaleźć przegląd wszystkich grup formujących się w danym mieście czy rejonie
  • rozpowszechnianie informacji o danej grupie inicjatywnej np. za pośrednictwem strony internetowej lub kanałów społecznościowych samorządu
  • organizowanie cyklicznych spotkań informacyjnych, w ramach których poszczególne grupy inicjatywne prezentują się osobom zainteresowanym dołączeniem do kooperatywy

2. Wybór lokalizacji inwestycji.

Kiedy skład grupy jest już ustalony i panuje zgoda co do ogólnej lokalizacji, rodzaju zabudowy oraz wielkości przestrzeni wspólnej, członkowie kooperatywy kalkulują wielkość potrzebnej im działki, po czym zaczynają  jej szukać w rejonie odpowiadającym ich preferencjom. W poszukiwaniach biorą pod uwagę określone wcześniej możliwości finansowe i – w zależności od nich – szukają np. działki już uzbrojonej, jeśli nie mogą ponosić kosztów związanych z przyłączaniem jej do sieci.

Samorząd może pomagać członkom kooperatyw w znajdowaniu działek odpowiadających ich potrzebom. Podstawowa forma pomocy wiąże się z przeznaczaniem wybranych działek z zasobu gminnego na budownictwo kooperatywne. Samorząd może te działki sprzedawać lub oddawać kooperatywom w użytkowanie wieczyste (z ewentualną opcją przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności). W przypadku gdy kooperatywy stają się właścicielami działek, samorząd może wprowadzać zastrzeżenia dotyczące ewentualnej odsprzedaży mieszkań przez właścicieli.

Zanim konkretne działki zostaną przeznaczone na kooperatywy, warto, by samorząd wstępnie rozpoznał potrzeby potencjalnych partnerów, tj. osób lub grup, które są zainteresowane taką formą budownictwa. Rozpoznanie może mieć postać ankiet lub wywiadów bezpośrednich, np. w ramach spotkań informacyjnych poświęconych kooperatywom mieszkaniowym.

Kiedy działki są już wybrane, samorząd przygotowuje warunki przetargowe, w których określa m.in. formę władania nieruchomością, adresatów oferty (czyli definiuje kooperatywę mieszkaniową i wylicza dokumenty, które trzeba przedstawić na dowód, że spełnia się wymagania), zasady opracowania koncepcji zagospodarowania terenu, którą należy do oferty załączyć.

3. Formalne zawiązanie grupy.

Grupa zostaje formalnie zawiązana, gdy członkowie kooperatywy zawierają umowę spółki cywilnej lub umowę dotyczącą wspólnej realizacji przedsięwzięcia budowlanego. Niezależnie od rodzaju umowy członkowie wybierają reprezentanta/reprezentantów grupy i udzielają mu/im pełnomocnictwa do wykonywania działań, które są konieczne i uzasadnione, aby zrealizować wspólne przedsięwzięcie budowlane.

Ważne, by umowa powodująca formalne zawiązanie grupy zawierała następujące elementy (lista elementów na podstawie publikacji „Opracowanie modeli przedsięwzięć rewitalizacyjnych dostosowanych do specyfiki różnorodnych podmiotów aktywnych w procesie rewitalizacji. Model 4: Kooperatywa mieszkaniowa”, Łódź: 2015, s. 16)

  • przedmiot umowy, strony, osoby uprawnione do reprezentowania grupy;
  • warunki przystępowania do kooperatywy kolejnych osób/zamiany osób;
  • wielkość i zasady ustanawiania udziałów poszczególnych członków kooperatywy;
  • wysokość, zasady i terminy wnoszenia wpłat na realizację przedsięwzięcia budowlanego;
  • warunki rozliczenia i zakończenia przedsięwzięcia budowlanego;
  • termin obowiązywania umowy oraz warunki jej rozwiązania;
  • odpowiedzialność członków kooperatywy za długi;
  • zasady wypowiedzenia udziałów w kooperatywie i ewentualnej odsprzedaży mieszkań;
  • zasady współpracy członków kooperatywy po zakończeniu przedsięwzięcia budowlanego.

 Samorząd może pomagać osobom, które chcą formalnie zawiązać grupę, poprzez:

  • udostępnianie wzorów umowy spółki cywilnej i umowy dotyczącej wspólnej realizacji przedsięwzięcia budowlanego;
  • oferowanie pomocy prawnika, który pomaga grupie wybrać typ umowy, a następnie zmodyfikować jej wzór w taki sposób, by ostateczna wersja umowy była jak najlepiej dopasowana do specyfiki grupy i planowanego przedsięwzięcia budowlanego.

4. Opracowanie ogólnych założeń architektonicznych inwestycji.

Członkowie kooperatywy angażują architekta, który pomaga w opracowaniu ogólnych założeń architektonicznych dostosowanych z jednej strony do potrzeb i możliwości finansowych przyszłych mieszkańców, a z drugiej do wymagań formalnych związanych z wybraną działką (przede wszystkim miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego). Architekt może, lecz nie musi, być wybierany na podstawie konkursu ofert.

W ramach procesu opracowywania ogólnych założeń architektonicznych inwestycji:

  • architekt dokonuje wizji lokalnej działki i omawia z członkami kooperatywy założenia programowe nieruchomości, w tym oczekiwania związane z podziałem przestrzeni na strefy: ogólnodostępną (dostępną również dla osób spoza kooperatywy), półprywatną (dostępną dla ogółu członków kooperatywy) i prywatną (dostępną wyłącznie dla członków poszczególnych gospodarstw domowych);
  • architekt przygotowuje projekt koncepcyjny, który w ogólny i zrozumiały sposób przedstawia założenia architektoniczne inwestycji. Projekt składa się z dwóch części: graficznej i opisowej. Uwzględnia założenia dotyczące wyposażenia instalacyjnego, a także technologii, w jakiej ma zostać zrealizowana inwestycja. Kiedy projekt koncepcyjny zostaje zaakceptowany przez członków kooperatywy, architekt przystępuje do opracowywania projektu budowlanego

Samorząd może wspierać członków kooperatywy w opracowywaniu ogólnych założeń architektonicznych poprzez:

  • prowadzenie bazy danych architektów, którzy są zainteresowani zleceniami od kooperatyw mieszkaniowych;
  • udostępnienie projektu modelowego – samorząd może zatrudnić architekta do przygotowania modelowego projektu zagospodarowania miejskiej działki, która ma zostać przekazana pod kooperatywę. Kiedy przetarg na działkę zostaje rozstrzygnięty, jego zwycięzcy angażują tego samego lub innego architekta, aby zmodyfikował projekt modelowy i dostosował go do oczekiwań konkretnej grupy.

5. Pozyskanie działki przeznaczonej pod inwestycję. Opracowanie szczegółowych założeń architektonicznych inwestycji i uzyskanie niezbędnych zezwoleń.

Członkowie kooperatywy pozyskują działkę pod planowaną inwestycję – stają się jej właścicielami lub uzyskują prawo użytkowania wieczystego.

Następnie architekt (zaangażowany przez członków kooperatywy już wcześniej – na etapie 4) przygotowuje projekt budowlany, który przedstawia wszystkie rozwiązania projektowe planowanej nieruchomości i stanowi podstawę do uzyskania niezbędnych zezwoleń, w tym pozwolenia na budowę.

Członkowie kooperatywy uzyskują zezwolenia samodzielnie lub zlecają uzyskanie zezwoleń osobie trzeciej, np. architektowi.

Architekt opracowuje projekt wykonawczy, który przedstawia rozwiązania projektowe jeszcze bardziej szczegółowo niż projekt budowlany i służy do: realizacji robót budowlanych, kontroli ich jakości oraz odbioru gotowego budynku.

Samorząd może pomagać kooperatywom w pozyskiwaniu działek, przeprowadzając ograniczone przetargi na kupno lub użytkowanie wieczyste działek gminnych (więcej o działaniach poprzedzających przeprowadzenie przetargu w punkcie 2).

Aby ułatwić zainteresowanym grupom uczestnictwo w przetargu, samorząd może oferować doradztwo urzędnika, który pomaga grupom przygotowywać oferty przetargowe w taki sposób, by nie były one odrzucane ze względów formalnych.

Po rozstrzygnięciu przetargu samorząd podpisuje z autorami zwycięskiej oferty akt notarialny, który dotyczy sprzedaży działki lub przekazania jej w użytkowanie wieczyste.

6. Sporządzenie kosztorysu inwestycji i określenie sposobu jej finansowania.

Członkowie kooperatywy angażują kosztorysanta, który pomaga im sporządzić szczegółowy kosztorys inwestycji. Kiedy wiedzą już, ile ma kosztować budowa, oceniają, czy są w stanie sfinansować koszty działki i budowy wyłącznie ze środków własnych. Jeśli tak nie jest, to szukają najodpowiedniejszej oferty kredytowej, przygotowują wniosek kredytowy, a następnie podpisują umowę kredytową (lub umowy kredytowe, jeśli bank zawiera oddzielną umowę z każdym członkiem grupy).

Samorząd może pomagać członkom kooperatywy w pozyskiwaniu finansowania dla inwestycji poprzez:

  • wspieranie członków kooperatywy w negocjacjach z bankami;
  • udzielenie zabezpieczenia dla potrzeb kredytowych w postaci np. gwarancji.

7. Realizacja inwestycji.

Członkowie kooperatywy wybierają wykonawcę inwestycji, na przykład na podstawie konkursu ofert. Zatrudniają oprócz tego następujących uczestników procesu budowlanego którzy nadzorują przebieg inwestycji:

  • kierownik budowy zarządza ekipą budowlaną, odpowiada za realizację robót budowlanych i wszystkie zdarzenia na placu budowy. Uczestniczy w całym procesie realizacji inwestycji, od momentu rozpoczęcia prac przygotowawczych i organizacji placu budowy. Kiedy roboty budowlane zostają zakończone, przygotowuje dokumentację powykonawczą (czyli dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi) i oświadczenie o zakończeniu prac budowlanych;
  • inspektor nadzoru inwestorskiego dba o interesy członków kooperatywy na placu budowy. Uczestniczy w odbiorach poszczególnych etapów budowy, zwraca uwagę na niedociągnięcia, które mogłyby umknąć uwadze członków kooperatywy, a na ich życzenie może także kontrolować rozliczenia i finanse budowy.

Zatrudnienie kierownika budowy jest obowiązkowe w przypadku każdej inwestycji. Zatrudnienie inspektora nadzoru inwestorskiego jest obowiązkowe w przypadku dużych inwestycji, na przykład wiążących się z budową budynków „użyteczności publicznej i zamieszkania zbiorowego o kubaturze 2500 metrów sześc. i większej” (więcej informacji w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 19 listopada 2001 r. w sprawie rodzajów obiektów budowlanych, przy których realizacji jest wymagane ustanowienie inspektora nadzoru inwestorskiego).

Zarówno kierownik budowy, jak i inspektor nadzoru inwestorskiego muszą dysponować odpowiednimi uprawnieniami. Funkcji kierownika i inspektora nie może pełnić jedna osoba.

8. Zakończenie inwestycji – oddanie mieszkań do użytku i utworzenie wspólnoty mieszkaniowej.

Roboty budowlane się kończą, po czym następują odbiory wszystkich wykonanych instalacji. Członkowie kooperatywy zbierają wszystkie dokumenty, które są wymagane do złożenia zawiadomienia o zakończeniu budowy, np. dziennik budowy, protokół badań i sprawdzeń, dokumentację geodezyjną, oświadczenie o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Straży Pożarnej na rozpoczęcie użytkowania (pełna lista wymaganych dokumentów jest dostępna na stronie biznes.gov.pl). Zawiadomienie trafia do organu nadzoru budowlanego. Jeśli w ciągu 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia organ nie zgłasza sprzeciwu w drodze decyzji, członkowie kooperatywy mogą przystąpić do użytkowania mieszkań.

Dochodzi do wyodrębnienia poszczególnych lokali mieszkalnych. Członkowie kooperatywy stają się właścicielami/użytkownikami wieczystymi lokali i zyskują udziały w nieruchomości wspólnej. Dla wyodrębnionych lokali ustanawiane są księgi wieczyste – członkowie kooperatywy składają w tej sprawie odpowiednie wnioski w sądzie i dołączają wymagane dokumenty (np. wypisy z rejestru ewidencji gruntów i budynków).

W momencie wyodrębnienia lokali dochodzi do powstania wspólnoty mieszkaniowej. Ponieważ inwestycja budowlana została zrealizowana, umowa spółki cywilnej lub umowa dotycząca wspólnej realizacji przedsięwzięcia budowlanego ulega rozwiązaniu.