Zapytanie ofertowe na utworzenie systemu zgłaszania skarg i przekazywania informacji zwrotnej

 

 

Zapytanie ofertowe na utworzenie systemu

zgłaszania skarg i przekazywania informacji zwrotnej

 

 

  1. Cel zapytania ofertowego

Habitat for Humanity Polska poszukuje informatyka lub firmy IT, która stworzy kompleksowy system internetowy umożliwiający:

    • Przyjmowanie informacji zwrotnej i skarg poprzez formularz internetowy.
    • Automatyczne przekazywanie zgłoszeń do odpowiednich osób w zależności od ich charakteru.
    • Integrację systemu z bazą danych na platformie SharePoint.
    • Zapewnienie wglądu do systemu dla wyznaczonych osób w celu monitorowania realizacji zgłoszeń.

 

  1. Opis systemu

2.1. Formularz internetowy

Formularz musi być dostępny w wielu językach oraz umożliwiać:

    • Wybór kategorii zgłoszenia (np. informacja zwrotna, skarga) zgodnie z wytycznymi HFH.
    • Dodanie szczegółów zgłoszenia: daty, opisu zdarzenia, danych kontaktowych zgłaszającego (opcjonalnie) oraz preferowanego kanału komunikacji.
    • Zgodę na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z RODO).
    • Przesyłanie załączników (np. zdjęć lub dokumentów).

 

2.2. Integracja z SharePoint

Formularz musi być zintegrowany z istniejącą bazą danych SharePoint, umożliwiając:

    • Automatyczne rejestrowanie zgłoszeń w określonych kategoriach.
    • Przechowywanie wszystkich zgłoszeń w sposób uporządkowany i umożliwiający ich wyszukiwanie.

 

2.3. Przekierowanie zgłoszeń

System powinien:

    • Automatycznie przekierowywać zgłoszenia do odpowiednich osób na podstawie wybranej kategorii:
      • Naruszenia kodeksu postępowania do Dyrektora ds. Nadużyć.
      • Skargi dotyczące projektów do odpowiednich kierowników działów.
    • Wysyłać powiadomienia e-mailowe do osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń.

 

2.4. Monitorowanie i raportowanie

System musi zapewnić:

    • Wgląd dla koordynatorów (np. MEAL) w status realizacji zgłoszeń (otwarte/zamknięte, czas realizacji).
    • Możliwość generowania raportów na podstawie danych zgromadzonych w systemie.

 

  1. Wymagania techniczne
    • System musi być dostępny w języku polskim lub angielskim.
    • System musi być responsywny i działać poprawnie na urządzeniach mobilnych oraz komputerach stacjonarnych.
    • Zastosowanie bezpiecznych praktyk IT, w tym szyfrowania danych oraz zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.

 

  1. Wymagania dla wykonawcy
    • Doświadczenie w tworzeniu podobnych systemów (przykłady projektów będą mile widziane).
    • Znajomość integracji z SharePoint.
    • Dostępność do przeprowadzenia szkoleń dla pracowników HFH w zakresie obsługi systemu.

 

  1. Proces wyboru wykonawcy

Oferty będą oceniane na podstawie:

    • Proponowanego rozwiązania technicznego i zgodności z wymaganiami.
    • Doświadczenia wykonawcy.
    • Harmonogramu realizacji projektu.
    • Kosztów realizacji.

 

  1. Harmonogram realizacji
    • Termin składania ofert: 31.01.2025.
    • Termin wyboru wykonawcy: 10.02.2025.
    • Oczekiwany termin wdrożenia systemu: 01.04.2025.

 

  1. Sposób składania ofert

Prosimy o przesyłanie ofert na adres e-mail: gnadolski@habitat.pl

z tytułem „Oferta CFM”

W razie pytań prosimy o kontakt z mbenmerad@habitat.pl